Outils : mettre en place une bible de procédures paie…

Dans un service paie/gestion du personnel comme dans d’autres services, il est nécessaire d’avoir  une trace écrite des procédures suivies.

L’essence de ce type de recueil est d’ailleurs l’un des fondamentaux des démarches qualités.

Cette mise à plat des us et coutumes trouvera tout son intérêt dans diverses situations :

-         accompagner un nouveau collaborateur rejoignant le service,

-    constituer une aide précieuse en cas de remplacement inopiné d’un collaborateur indisponible.

Mais c’est en premier lieu la vérification de  la logique et du bon sens des procédures suivies qui sera la valeur ajoutée du temps accordé à cet exercice.

Pour bien réaliser ce type de bible, l’adhésion et la participation de tout le service concerné est requis.

On gagnera à inclure un collaborateur étranger au domaine pour obtenir un regard neutre et dépassionné tout comme on doit tenir compte de l’impact possible vers d’autres services.

C’est un projet qui nécessite une véritable organisation, des réunions de travail productives et encadrées.

La création de la bible doit être le projet de tout le service.

Néanmoins, il ne faut pas se reposer sur ses lauriers après l’élaboration de la bible.

Le propre des procédures, c’est d’évoluer dans le temps pour accompagner les changements de l’entreprise, de la structure des services, des logiciels etc.

De nouvelles versions seront nécessairement à créer.

Des procédures figées dans le temps risquent de paralyser les avancées et de se montrer contre-productives…

Alors, conservez toujours un esprit critique et sensible à l’évolution… votre service et ses clients vous en remercieront…

Dans le document ci-dessous, je vous propose une ossature utilisée dans une entreprise dotée d’une forte main d’œuvre dans laquelle j’ai été amenée à évoluer auparavant.

Ce document est donc à prendre pour ce qu’il est : un outil de base à personnaliser, une inspiration pour se lancer dans la réalisation d’une bible avec un service paie…

N’hésitez pas à me contacter pour échanger sur la réalisation concrète de ce type de bible !

procédure paie
par Sandrine Virbel