Organisez une réunion... sans que ce soit la dernière!

Vous êtes convié à organiser une réunion et vous en suez à l’avance…

Mais pourquoi donc ?

Seriez-vous de ceux qui détestent les réunions improductives, lourdes, sans fins, ni queues ni têtes, bref les réunions mal fagotées ?

Ah ? Vous avez déjà subi l’un de ces longs calvaires et vous craignez de le reproduire à votre tour lors de l’animation de votre propre réunion… comme je vous comprends et comme je compaties à votre sentiment de détresse.

Pourtant, une organisation des plus basiques peut remédier à ces naufrages professionnels chronophages.

Tout d’abord, posez-vous les bonnes questions…

Quel est l’objectif de votre réunion ?  Notez par écrit votre but.

Promouvoir un projet, un produit, réfléchir ? L’objectif doit être clair et sans équivoque.

Ce premier pas franchit, définissez la méthodologie :

-  Quelle date est souhaitée ? Quelle heure ? Quelle durée ?

- Quels documents seront nécessaires pour remplir votre objectif (produits, intervenants, supports…).

-  Qui va se réunir ? Intervention de la hiérarchie ? Combien de personnes ?

Ces questions vont vous permettre de choisir l’espace adéquat pour caser votre monde et l’utilisation de matériel spécifique (projection ?).

- Convoquez les participants sans omettre de communiquer tous les éléments nécessaires (date, heure, lieu …) et en vous assurant au préalable de leur disponibilité !

- Réservez votre salle et le matériel pour le jour J. N’oubliez pas de tester le matériel et son bon fonctionnement… et de tester votre maîtrise dudit matériel…

- Préparez le dossier d’animation (documents, plan chronométré de l’intervention, ordre du jour…). Votre discours doit être vivant, fluide, ponctué de relances pour maintenir l’attention. Il faudra susciter la participation de tous… Entraînez-vous  à haute-voix et soyez à l’aise dans la connaissance de votre sujet, vous n’en serez que plus détendu et capable de capter votre auditoire.

- Une demi-journée avant la réunion, vérifiez le matériel et la disposition de la salle si cela est possible.

-  En début de réunion, annoncez le déroulement prévu et rappeler la durée de la réunion.

- Pendant la réunion, l’animateur conduit les débats, il ne peut faire de la prise de note de façon aisée et sans risque de perdre le fil des discussions. Un secrétaire de réunion sera d’une grande aide en consignant les échanges par écrit.

- A l’issue de la réunion, relisez les notes prises, enrichissez-les en cas d’oubli lors de la prise de note. Elles donneront lieu à un compte-rendu écrit qui sera diffusé aux participants.

Et n’oubliez pas de remercier votre auditoire avant de le quitter !

Pour vous aider dans la bonne organisation de votre réunion, dressez une liste de contrôle.

Vous y noterez toutes les opérations liées à la forme et au fond de la réunion avec, en regard les dates prévues de réalisation et les dates effectives de cette réalisation.

Exemples…

Sur la forme :

-          liste et convocation des participants

-          plan de la salle et réservation

-          définition du matériel et test

-          rappel de la réunion à tous les participants

-          installation de la salle, dernière vérification

-          …

Sur le fond :

-          préparer les documents d’animation

-          préparer les dossiers des participants

-          préparer les slides

-          …

Bonne réunion !