B.A.-BA RH : pense-bête pour un dossier du personnel efficace.

Aucune loi n’oblige un employeur à constituer un dossier du personnel.

Il est pourtant nécessaire de conserver certaines informations sous peine de passer sa vie à courir après le personnel pour obtenir des renseignements.

Il faut tout de même se montrer prudent dans la constitution d’un tel dossier.

Certaines mentions ou présence de documents sont interdits dans un souci de ne pas se retrouver sur le terrain de la discrimination…

A bannir :

Tous les documents ou mentions ayant un rapport  avec  « son origine, son sexe, ses mœurs, son orientation sexuelle, sa situation de famille ou son état de grossesse, son appartenance ou sa non appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race, ses opinions politiques, ses activités syndicales ou mutualistes, ses convictions religieuses, son apparence physique, son patronyme ou, sauf inaptitude constatée par le médecin du travail, en raison de son état de santé, son handicap ou ses caractéristiques génétiques. »

Cette liste est non-exhaustive, la législation évoluant très vite dans le domaine de l’égalité et de la non-discrimination.

Quel contenu ?

Le dossier doit regrouper  toutes les informations nécessaires à l’employeur pour remplir ses obligations.  Ces informations pouvant varier au cours de la présence du salarié dans l’entreprise,  mieux vaut sensibiliser ce dernier à la mise à jour régulière de ses informations et prévoir une clause  au contrat de travail l’invitant à informer de tous les changements d’adresse, d’état-civil, de situation familiale etc…

Pour plus de clarté et d’efficacité, le dossier du personnel est divisé en plusieurs sous-dossiers se référant à des thèmes définis :

1) L’identité du salarié

- Nom,  nom d’usage,  prénoms

- Adresse précise et complète du domicile

- Date et lieu de naissance

- Nationalité

- Copie de la carte nationale d’identité

- Titre de séjour et autorisation de travail

- Numéro de Sécurité Sociale et copie de l’attestation

- Avis d’aptitude à l’emploi délivré par la médecine du travail

2) L’embauche

- Lettre de candidature et CV du salarié

- Contrat de travail, lettre d’embauche, promesse d’embauche

- Descriptif du poste (souvent annexé au contrat de travail)

- Copie de diplômes invoqués dans le curriculum vitae si nécessaires

- Si nécessaire pour le poste : extrait  n°3 du casier judiciaire, copie du permis de conduire…

- Relevé d’identité bancaire si le payement se fait par virement

- Certificats de travail si il y a reprise d’ancienneté ou besoin de justification d’une expérience professionnelle

- Attestation du salarié stipulant qu’il est  libre de tout engagement  (peut figurer dans le contrat de travail)

- Pour les salariés à temps partiel et multi-employeurs,  attestation précisant le nombre d’heures de travail effectuées chez d’autres employeurs (pour ne pas dépasser la limite légale d’heure de travail)

- Connaissance de  l’existence d’une clause de non concurrence chez le précédent employeur (attention au risque de dommages et intérêts pour concurrence déloyale pouvant être demandés au nouvel employeur !)

3) La vie du  contrat et du salarié dans l’entreprise – modifications et sanctions

- Avenants au contrat de travail

- Courriers échangés avec le salarié à l’occasion de modification du contrat de travail

- Courriers de sanctions : avertissement, blâme, lettre de convocation à un entretien préalable, lettre de notification de sanction.

- Courriers de réponse du salarié à toutes sanctions.

4)  Les absences et  les congés du salarié

-  Pour la maladie et l’accident du travail : déclaration d’accident du travail, de trajet, arrêts de travail et prolongations, tous les courriers échangés avec le salarié et les différents organismes (CPAM etc…)

- Pour la maternité : certificat médical ou document comportant la date présumée de l’accouchement, arrêt éventuel  pour congé pathologique, courriers d’aménagement ou de changement temporaire de poste de travail

-  Pour les congés : tous les courriers, demandes de congés, refus, report etc…

5) La protection sociale

- Situation familiale du salarié, nombre d’enfants à sa charge et dates de naissance de ces derniers

- Liste des bénéficiaires du capital décès

- Tous documents relatifs à la prévoyance, la mutuelle…

Bien entendu, la bonne tenue des dossiers doit être constante.

Tous les documents doivent être rangés dans les sous-dossiers selon le thème dont ils dépendent.

L’objectif est de permettre à l’utilisateur de trouver rapidement l’information nécessaire.

Il va s’en dire que l’accès aux dossiers du personnel doit être strictement  restreint  compte tenu des informations personnelles qu’ils contiennent…