B.A-BA RH : le parcours d'intégration, un acte fort de management...

L’intégration d’un nouveau collaborateur ?


Votre société n’a pas de culture RH mais fait des efforts pour changer ses habitudes ?
Le processus de recrutement est efficace et bien formalisé, tout va pour le mieux de ce côté-là…
Hélas, les nouveaux arrivants ne sont pas ou peu encadrés lors des premiers mois dans l’entreprise ce qui aboutit à des tensions et à un turn over préoccupant.

Sans compter l’image de la société qui risque de devenir  « celle où on fait trois petits tours avant de s’en aller ».

On vous demande de réfléchir à une mise en place de parcours d’intégration d’un nouvel arrivant et vous vous demandez comment procéder ?

Je vous propose ci-dessous une base pour définir ce parcours de façon opérationnelle, pas de théorie, du concret !

En préambule…

L’absence de processus d’intégration des nouveaux arrivants peut causer de nombreux dysfonctionnements : arrêt prématuré de la mission, démotivation, turn over sur des postes délicats.
L’accueil dans l’entreprise et la prise de poste marque fortement la capacité du nouveau collaborateur à être rapidement efficace dans sa nouvelle mission.  Or, le nouveau personnel n’est encore bien souvent mal, voire pas du tout accueilli.

A tort, les entreprises font parfois porter le poids d’un échec d’intégration au seul salarié.
S’il doit en effet fournir un effort pour se mettre au diapason de sa nouvelle entreprise encore faut-il que celle-ci lui ait fourni la bonne partition et expliqué le fonctionnement des instruments !




UN ACTE FORT DE MANAGEMENT…

Pour garantir une implication durable et efficace du nouvel arrivant, de plus en plus d'entreprises mettent en place des parcours d'intégration.
 Concrètement, le manager direct ou le tuteur doit prendre en main cette intégration : il doit préparer l'équipe en place à accueillir le nouveau collaborateur,  donner à ce dernier tous les éléments nécessaires, suivre les différentes phases d’intégration, s’assurer de la bonne adéquation entre le nouvel embauché et les besoins du poste.



LA PERIODE D’ACCUEIL, PREMIERE ETAPE DU PARCOURS

 
Elle commence  dès le premier contact entre l’employeur et le futur collaborateur.
 C’est le moment où celui-ci doit recevoir un certain nombre d’informations écrites et orales afin de faciliter et d’accélérer son intégration.

Elle nécessite :

1)    Des règles bien définies et acceptées par tous les acteurs.
2)    Un parcours d’intégration dont toutes les étapes doivent être respectées.
3)   L’accueil doit faire l’objet d’un enregistrement afin de garantir que le collaborateur prend son poste dans les meilleures conditions (traçabilité).

Quatre questions et leurs réponses  guident la bonne intégration du nouvel arrivant :

1. Quelles informations orales doivent impérativement être apportées ?

•    Présentation de l’entreprise (histoire, marchés principaux, clients phares, culture de l’entreprise…).
•    Présentation du parrain/tuteur, une personne référente, outre le responsable hiérarchique, guidera les pas du nouvel arrivant.
•    Présentation des collaborateurs de l’entreprise : qui fait quoi, où, comment…
•    Rappel des missions et objectifs du nouvel arrivant.
•    Sensibilisation aux démarches spécifiques de l’entreprise : qualité, sécurité etc.
Cette première étape se doit de se dérouler oralement, il convient de s’assurer que les parties sont bien en accord et en phase d’échange sur l’essentiel.

2. Quels documents transmettre ?

•    Contrat de travail et annexes (véhicule…)
•    Présentation Mutuelle et autres dispositifs
•    Livret d’accueil
•    Règlement intérieur
•    Organigramme
•    Fiche de poste
•    Objectifs individuels (si concerné)
•    Manuel qualité (si concerné)
•    Liste des documents nécessaires dans le cadre de sa mission (délégation de pouvoir…)
•    Consignes de sécurité si besoin
•    Liste téléphonique (fixes et portables) et mails
•    Formulaire de demande de congés / note de frais…
•    …

 3. Quels sont les moyens mis à sa disposition ?

•    Véhicule, carte carburant
•    Téléphone portable
•    Informatique : ordinateur, imprimante
•    Tenues de travail
•    EPI
•    Accessoires divers
•    Cartes de visites
•    Fiches produits
•    …


 4. Quel est le parcours logique à respecter lors de son arrivée ?

•    Entretien avec la Direction/hiérarchie directe
•    Visite de l’entreprise (une visite calme et détendue !)
•    Présentation des différents interlocuteurs
•    Présentation du poste de travail
•    Distribution de l’équipement de travail et de sécurité (si nécessaire)
Etc…

S’APPROPRIER UN « DOCUMENT TYPE » DE PARCOURS D’ACCUEIL POUR NE RIEN OMETTRE :

Il doit faire partie des documents de travail de l’entreprise : c’est un « pense bête » des étapes du parcours d’accueil pour chaque nouvelle prise de poste.

 Ce document type permettra, dans un premier temps, de ne rien oublier lors de l’accueil d’une personne et, dans un second temps, de valider la prise en compte des éléments transmis au nouveau salarié.

 Il sera conservé dans le dossier individuel du collaborateur.

 
QUELQUES PRECAUTIONS SUPPLEMENTAIRES :

•    Les responsabilités et l’autorité doivent être définies clairement et expliquées à la personne lors de sa prise de poste.
•    Les besoins éventuels en formation doivent être identifiés le plus tôt possible (formation interne, externe, accompagnement renforcé ?)
•   Un sentiment d’isolement, de l’inquiétude devant la tâche voire du découragement  peut naître chez le nouveau collaborateur. Le rôle de  tuteur, de référent,  prend alors toute sa dimension.

 L’intégration conditionnant une grande partie du futur succès du collaborateur dans son poste, il semble fondamental que le responsable hiérarchique y consacre le temps nécessaire pour aider le nouvel arrivant à se situer dans son nouveau cadre de vie professionnelle et à définir un sens à son travail.

 ET APRES ?

Les trois premiers mois :

Le nouvel arrivant pense qu’il va pouvoir agir très vite et montrer ce qu’il est capable d’apporter. Un bilan semble intéressant à dresser de part et d’autres avant l’issue des 3 premiers mois.  Le salarié aura repéré ce qui fonctionne et ce qui semble poser problème. Il démontre ainsi ses capacités d’analyse et de compréhension de la situation.
Pour l’employeur, c’est l’occasion de (re)découvrir les dysfonctionnements qui font partie du paysage.

Les six à neuf mois suivants :

Le nouvel arrivant  commence à être opérationnel, il fait face à la réalité de son poste ce qui peut entraîner des désillusions, du découragement.
Un suivi demeure nécessaire pour l’aider à passer un cap difficile et l’amener à exprimer ses qualités et donner des résultats.

La mesure des résultats accomplis au bout d’un an :

C’est une étape très importante, trop souvent négligée, mais qui  marque véritablement la fin de la période d’intégration. Un entretien est indispensable pour mesurer le chemin parcouru et envisager la poursuite de la mission.


EN CONCLUSION :

L’équation d’une bonne intégration d’un nouvel arrivant peut s’exprimer simplement :

Intégration réussie = Mobilisation de l’entreprise et de tous les services+ Entretiens d’accueil + Référent efficace + Remise des documents + Suivi de l’intégration jusqu’à année+1

Exemple de document-type :

parcours intégration2
par Sandrine Virbel