Connaissez-vous la téléprocédure de dépôt des accords d’entreprise ?

Depuis le 1er septembre 2017, il est possible de consulter les accords d’entreprises nouvellement conclus sur le site https://www.legifrance.gouv.fr/initRechAccordsEntreprise.do.

Pour en savoir plus, je vous renvoie à l’article suivant sur ce blog : http://www.le-calepin-rh-de-sandrine-virbel.com/2017/12/acces-aux-accords-collectifs-signes-depuis-le-1er-septembre-2017-c-est-en-ligne.html

Une téléprocédure à votre service

A partir du 28 mars 2018, vous aurez accès à une plateforme vous permettant d’effectuer un dépôt 100% dématérialisé des accords : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr .

Les textes concernés sont les accords, avenants et accords-cadres conclus à partir du 1er septembre 2017 qui sont rendus publics et ainsi concernés par la publicité :

• les conventions et accords collectifs de travail

• les plans d’action conclus dans le cadre des obligations de négocier au niveau des établissements, des entreprises, des groupes et des unités économiques et sociales (UES)

• les accords d’adhésion et de dénonciation

• les procès-verbaux de désaccord conclus dans le cadre des obligations de négocier

• les décisions unilatérales de l’employeur

Sont donc exclus les textes suivants :

• les accords d’intéressement, de participation

• les plans d’épargne d’entreprise

• les plans d’épargne interentreprises

• les plans d’épargne pour la mise à la retraite collectifs

• les accords relatifs au plan de sauvegarde de l’emploi

• les accords de performance collective

Ces derniers textes ne sont pas concernés par la publicité. Ils doivent juste être déposés en ligne sur la plateforme de téléprocédure www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Que fournir dans le cadre du dépôt en ligne d’un accord d’entreprise concerné par la nouvelle procédure ?

Les documents sont pour la plupart déjà usités :

• la version intégrale du texte en pdf (version signée des parties)

• la version publiable du texte (dite anonymisée) obligatoirement en .docx dans laquelle est supprimée toute mention de noms, prénoms, paraphes ou signatures de personnes physiques, et, le cas échant, sans mention des données occultées

• l'acte signé motivant cette occultation (signé par la majorité des organisations syndicales et le représentant de l’entreprise)

•  l’ensemble des autres pièces constitutives du dossier de dépôt : la copie du courrier, du courrier électronique ou du récépissé ou d’un avis de réception daté de notification du texte aux organisations représentatives, le bordereau de dépôt des accords d’entreprise ou d’établissement (cerfa n° 13092*03) et les autres pièces jointes prévues par la réglementation pour la complétude du dossier,

• la liste des établissements et leur adresse quand l’accord collectif d’entreprise ou de groupe concerne des établissements ou des entreprises ayant des implantations distinctes

Comme auparavant, l’administration délivrera un récépissé de dépôt après instruction du dossier.

Pour les textes soumis à l’obligation de publicité, la version de l’accord qui sera rendue publique est automatiquement transmise à la Direction de l’information légale et administrative (DILA) pour sa diffusion sur www.legifrance.gouv.fr.

Anonymisation, occultation, kesaco ?

RGPD oblige (lire l’article sur ce blog http://www.le-calepin-rh-de-sandrine-virbel.com/2018/03/rgpd-c-est-pour-le-25-mai-2018.pret.html ), la protection des données personnelles et des données sensibles s’applique à la procédure.

Deux dispositifs sont mis en place par le législateur :

• l’anonymisation (obligatoire)

• l’occultation (facultatif)

L’anonymisation, c’est la suppression de toute mention de noms, de prénoms de personnes physiques comme ceux des signataires et des négociateurs, sur la version de l’accord qui sera rendue publique. L’anonymisation est à la charge du déposant de l’accord.

L’occultation est facultative et concerne la possibilité que certaines dispositions de l’accord, jugées sensibles par les négociateurs (données commerciales, industrielles …), soient retirées de la version qui sera publiée.

Il s’agit bien de supprimer totalement les données devant donner lieu à anonymisation et à occultation et de ne pas se contenter de les masquer (changement de couleur de la police de caractère, mise en surbrillance de pavé de textes en noir…) ce qui ne peut garantir la sécurité des données.

Attention, si les données concernées ne sont pas ou mal traitées, la publication intégrale des accords sera disponible sur le site de Légifrance !