Outil : utiliser la matrice d’Eisenhower

Il est plus probable que vous connaissiez Eisenhower pour son implication décisive dans la Seconde Guerre Mondiale – rappelons qu’il commandait les forces alliées en Europe et qu’il pilota l’opération Overlord – ou pour son statut de Président des USA que pour la matrice qui porte son nom.

Cette matrice repose sur un classement plutôt simple « ce qui est important et ce qui est urgent » et sur la constatation que ce qui est important n’est pas toujours urgent et ce qui est urgent n’est pas toujours important…

Extrapolée au monde du travail, elle est considérée comme un outil de gestion et d’organisation des plus efficaces.

Comment ça fonctionne ?

En premier lieu, il faut clarifier quelques paramètres qui entreront en compte dans la bonne utilisation de la matrice :

• L’important. Sous ce terme, vous trouverez tout ce qui permet de concrétiser votre mission ou vos objectifs prioritaires.

• L’urgent. Il s’agit des tâches auxquelles vous devez répondre spontanément.

• Le travail prescrit. Les missions inscrites dans la fiche de poste, les objectifs définis, les résultats attendus… entrent dans le domaine du travail prescrit.

• Le travail réel. Il s’agit de toutes les actions et sous-actions nécessaires pour aboutir à la réalisation effective du travail prescrit.

Ceci étant posé et en partant de ces 4 paramètres, vous réaliserez un état des lieux de toutes les tâches qui constituent votre mission.

Cette étape peut vous sembler longue, fastidieuse ou encore ingrate mais elle est fondamentale.

Vous ventilerez les différentes tâches listées dans l’une des zones de la matrice en sachant que :

• La zone 1 contiendra les tâches repérées comme prioritaires (respect des délais, gestion de situations de crise…) ce qui correspond plutôt au travail prescrit.

• La zone 2 concernera les tâches en rapport avec la préparation, la planification, l’organisation. C’est le domaine du travail réel.

• La zone 3 réunira les tâches qui concernent d’autres personnes (résolution de questions pour autrui).

• La zone 4 est celle des tâches que l’on peut taxer d’inutiles ou encore celles qui vampirisent ou parasitent votre temps …

Quel bénéfice en attendre ?

Comprendre où file votre temps de travail et cerner les axes d’amélioration vous apportera un meilleur contrôle de la situation. Vous pourrez reprendre la main et cesser de subir ou de réagir à des urgences qui n’en sont pas et gaspiller votre temps dans des tâches qui n’ont pas d’importance.

Vous diminuerez ainsi votre niveau de stress psychologique en priorisant vos tâches et en repérant ce qui peut être délégué (se retrouvera notamment dans la zone 3) ce qui peut être abandonné (en zone 4).

Cet outil trouvera tout son sens auprès des managers dépassés par l’ampleur de leur mission et qui ne savent pas toujours définir ce qu’ils peuvent déléguer auprès de leurs collaborateurs mais aussi auprès des collaborateurs en surcharge. Si toutes les tâches se retrouvent en zone 1 et en zone 2, il y a de sérieuses questions d’organisation à se poser…

Pour approfondir l’utilisation de cet outil, visionnez ce petit film :

Au final, il vous faudra combattre ce qui risque d’être le plus difficile : vous-mêmes.

Nous avons tous tendance à freiner même inconsciemment devant le changement et mettre en œuvre les ajustements qui naîtront de l’analyse de la matrice sera forcément déstabilisant : déléguer, abandonner des actions.

Mais dites-vous que reprendre la main sur votre quotidien et vous sentir plus efficace mérite bien de vous bousculer…