Imaginez que vous arrivez dans votre nouveau job de bon matin.

Vous êtes plus que prêt, fringuant, avec l’envie de bien commencer dans ce nouveau poste qui vous correspond parfaitement. Vous êtes un peu stressé, il y a de l’enjeu, il va vous falloir vous intégrer, comprendre votre nouvel environnement et surtout, faire vos preuves.

On vous accueille rapidement, on vous fait faire le tour des services au pas de course, vous ne retenez que la moitié des noms. Vous êtes parfois accueilli avec surprise : vous vous rendez compte que peu de personnes étaient informées de votre venue. Pire, on vous présente à votre équipe et un membre vous toise et vous lance un « mais on n’a pas besoin de vous ici ». Stress…

On vous conduit à votre bureau qui est à moitié prêt… il est froid, impersonnel, il manque la papeterie, le téléphone ne fonctionne pas.

A midi, on vous abandonne dans votre coin, vous avez vu les bureaux se vider mais personne n’a songé à vous expliquer où vous pourriez aller pour la pause…

La journée se passe sur le même tempo, vous tentez de lier quelques contacts, d’avoir le début d’information nécessaire à votre intégration et à votre début de mission. Vous ramez, vous avez la sensation de déranger, personne ne semble disponible pour vous écouter.

Vous êtes soulagé que le soir arrive, pressé de rentrer chez vous.

Le lendemain, vous vous levez avec un sentiment de déception. Une question fuse dans votre esprit : « Il faut vraiment y retourner ? » … Vous prenez votre courage en main et vous y allez, vous en avez vu d’autres…mais quand même…


 

Si je vous raconte ceci, c’est qu’il s’agit de mon vécu en entreprise lors d’une prise de poste de Responsable RH. Un premier contact plutôt négatif après la promotion d’un super poste dans une entreprise parait-il gé-nia-le…

Ce qui a péché ? Ce qu’on appelait autrefois l’accueil puis l’intégration et aujourd’hui ce qu’on nomme l’onboarding. Dans mon cas, on était clairement au degré zéro de l’accueil…


 

Vous pensez que c’est anecdotique ?

Si je vous dis que 20% des nouveaux embauchés songent à partir dès le premier jour, que le risque de départ atteint un pic critique entre 40 et 50 jours après l’arrivée et que l’onboarding réduit de 31% ce turn-over ? Je sens que vous tendez l’oreille…


 

C’est quoi ce terme d’onboarding ?


 

A l’origine, il s’agit d’un terme lié au monde digital puisqu’il consiste au processus d’accompagnement d’une application par son utilisateur. C’est ce petit guide, tel un didacticiel qui vous donne les clés de l’utilisation d’une application.

Le terme a dérivé vers la RH pour nommer le processus d’intégration d’un nouveau salarié.


 


 

Pourquoi réfléchir à l’onboarding dans mon entreprise ?


 

Soyons claire, l’entreprise a besoin de clore son recrutement avec efficacité et doit éviter le turn-over. C’est onéreux, c’est mauvais pour l’image de l’entreprise, ça démoralise les collaborateurs qui assistent à la valse des nouveaux.

Pour le nouvel embauché, c’est une remise en question de sa réelle valeur pour l’entreprise, ça lui donne un sentiment d’abandon et ça ne le met aucunement en position de donner la pleine mesure des compétences pour lesquelles il a été recruté. S’il passe le cap de la période d’essai, il gardera durablement le souvenir de son accueil dans le collectif.

On pourrait rêver mieux…


 

Comment peut-on faire ?


 

Considérez l’onboarding comme une mesure d’accompagnement au long cours, qui prolonge naturellement la phase du recrutement et qui s’étend bien au-delà de la période d’essai !


 

Il serait dommage de perdre en peu de temps toutes les attentes que vous avez investies dans votre recrutement par défaut d’intérêt envers le nouvel arrivant !


 

Le plus facile est de préparer un parcours d’onboarding qui soit adapté aux spécifiés du poste concerné et aux besoins pressentis.


 

Pour vous donner quelques pistes, je vous propose une trame de processus…


 

Avant l'arrivée

Objectif : transmettre les éléments administratifs avant l'arrivée et libérer le jour d'arrivée de cet aspect rébarbatif, gagner du temps pour avoir une intégration dynamique et humaine, permettre au nouvel arrivant d'avoir quelques connaissances pour se sentir plus serein le Jour J.

 

Actions :

  • Envoi d'une lettre de bienvenue signée par le dirigeant au futur salarié, accompagnée des éléments suivants :

  • Présentation de l’entreprise (histoire, marchés principaux, clients phares, culture de l’entreprise, organigramme…).

  • Livret d’accueil et autres livrets d'information

  • Contrat de travail, fiche de poste, règlement intérieur, mutuelle, formulaires utiles etc

  • Liste téléphonique (fixes et portables), mails, des contacts utiles

  • Nom et qualité du parrain

 

 

Préparation humaine en interne

Objectif : préparer positivement l'arrivée et s'assurer que tous sont au fait de celle-ci, rappeler l'aspect primordial d'un bon accueil

  • Définition des premières tâches à accomplir par le nouvel arrivant : simples avec victoire à la clé

  • Réunion de l'équipe de travail du nouvel arrivant pour expliquer qui il est, ses missions, ses objectifs et s'assurer de son bon accueil

  • J-1 rappeler par mail à l'équipe, l'arrivée du nouveau collaborateur, la tenue d'une réunion d'accueil et le déjeuner en commun

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Préparation des moyens mis à disposition

Objectif : anticiper l'aspect matériel de l'intégration

  • Véhicule, carte carburant

  • Téléphone portable

  • Poste de travail ou outils si nomade

  • Cartes de visite, badge, clé…

  • Liste des documents nécessaires dans le cadre de la mission (délégation de pouvoir…)

  • Définition des actions de formation nécessaires et délai de réalisation


 

 

Le jour de l'arrivée

Objectif : réussir la première prise de contact, rassurer, donner envie de revenir le lendemain!

  • Présentation du parrain

  • Visite de l’entreprise avec présentation des services

  • Réunion d'accueil avec la Direction/hiérarchie directe

  • Réunion d'accueil avec les collaborateurs (équipe de travail directe) avec rappel des missions et objectifs du nouvel arrivant, déjeuner avec l'équipe, le parrain, le N+1

  • Cadeau de bienvenue disposé au poste de travail : mug, tote bag, petit guide des bons plans à proximité (restauration, commerces, transports, lieux particuliers…) etc

  • Présentation du poste de travail

  • Sensibilisation aux démarches spécifiques de l’entreprise : qualité, sécurité etc.

  • Transmission de documents/consignes

  • Objectifs individuels (si concerné)

  • Manuel qualité (si concerné)

  • Consignes de sécurité si besoin

  • Distribution de l’équipement de travail et de sécurité (si nécessaire)

  • Explication détaillée des points de procédures concernant le collaborateur

 

Après l'arrivée/suivi d'intégration

Objectif : accompagner le nouveau salarié pendant sa première année pour le faire monter en puissance sereinement, fidéliser, entrer dans la gestion de talent

  • Entretien + 3 mois

  • Entretien + 6/9 mois

  • Entretien +12 mois

 

Amélioration continue du processus d'intégration

Objectif : collecter des données d'amélioration du processus, induire fortement une culture de gestion des talents, d'expérience employés

  • Collecter des données pour améliorer le processus :

  • Proposer au nouvel arrivant de réaliser un "rapport d'étonnement"

  • Faire le point au bout de 3 mois avec les collaborateurs et le nouvel arrivant sur les éventuels manques d'information, proposition pour améliorer l'intégration, points forts et points à revoir etc


 

Proposer au collaborateur après 1 an de présence d'être parrain d'un nouvel arrivant

 

J'espère que ces quelques pistes d'actions vous aideront!

 

 

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