Entre les employeurs et l’inspection du travail, le débat est souvent passionné.

Si chacun considère une situation avec des avis opposés, il n’en demeure pas moins que l’employeur à quelques obligations administratives à respecter.

Retrouvez ci-dessous un pense-bête de ces principales obligations.

Les respecter vous permettra de partir sur une bonne base dans vos échanges avec votre inspecteur du travail.

Les 19 documents que vous devez tenir à disposition de l’inspection du travail et qui peuvent vous être demandés lors d’une visite impromptue :

1 Les accusés de réception de la déclaration préalable à l’embauche de tous vos salariés.

2 Le registre unique du personnel où vous devez inscrire toutes les entrées et toutes les sorties de votre effectif.

3 Les doubles des bulletins de paie (pour les périodes antérieures au 01-08-1998, vous devez mettre à disposition un livre de paie). Bien sûr, cette obligation est grandement simplifiée si vous réalisez vos bulletins en informatique !

4 Le récépissé de déclaration à la CNIL si vous passez par un traitement automatisé de vos paies.

5 Différents registres sont obligatoires, citons notamment celui des

- observations et mises en demeure des agents de l’inspection du travail

- avis rendus par le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail dans le cadre de la procédure d’alerte en cas d’absence de registre spécial.

6 Le registre médical regroupant les documents relatifs à la médecine du travail (les visites médicales, les avis d’aptitude ou d’inaptitude, les échanges concernant le suivi spécifique des salariés...etc).

7 Le cas échéant, tenez à disposition le registre d’hygiène et de sécurité comportant les consignes liées aux essais et exercices périodiques de sécurité ou aux vérifications techniques périodiques de sécurité.

8 N’oubliez pas le registre des accidents du travail bénins.

9 Si vous êtes doté de cette instance, le registre des délégués du personnel regroupant les notes des délégués du personnel à l’employeur et les réponses de celui-ci.

10 Tous les procès-verbaux des réunions du CHSCT.

11Les documents permettant de comptabiliser le temps de travail (relevés horaires, plannings, relevés de pointeuses…).

12 Si le repos n’est pas octroyé collectivement aux salariés, pensez à mettre en place et à mettre à disposition le registre des repos hebdomadaires.

13 La liste des chantiers et autres lieux de travail temporaire (article R 8113-1 du code du travail). Cette liste doit se trouver au siège de l’établissement.

14 La justification de l’inscription au registre du commerce ou des métiers (article D 8271-1 du code du travail). Attention, si vous omettez d’effectuer cette inscription est susceptible vous êtes passible d’une sanction au titre du travail clandestin.

15 Le plan de prévention doit être tenu à la disposition de l’inspecteur du travail pendant toute la durée des travaux concernés (article R 4512-12 du code du travail).

16 Tous les documents concernant la prévention des risques chimiques (article R 4412-11 du code du travail) et biologiques (article R 4411-81 du code du travail).

17 Le Document unique sur l’évaluation des risques pour la santé et la sécurité des travailleurs (article R 4121-4 du code du travail).

18 Si vous êtes concernés, le plan général de coordination et le plan particulier de sécurité sur les chantiers du bâtiment ou de génie civil (articles R 4532-49 et R 4532-73 du code du travail).

19 Le cas échéant, la liste des membres d’un groupement d’employeurs (article L 1253-6 du code du travail).

Si vous devez tenir un certain nombre de document à disposition, certains sont à adresser impérativement à votre inspection du travail…

Les 19 documents et déclarations à envoyer à l’inspection du travail :

1 Les horaires collectifs de travail de vos salariés et les modifications éventuelles de ces horaires.

2 Le règlement intérieur de l’entreprise.

3 Le jour du repos collectif de vos salariés si celui-ci n’est pas le dimanche.

4 Le procès-verbal des élections des représentants du personnel ou le procès-verbal de carence.

5 Le Bilan social établi annuellement.

6 Les consignes d’incendie.

7 Les déclarations légales si vous envisagez d’embaucher du personnel pour la première fois ou si vous effectuez une reprise d’embauche après 6 mois (articles L 1221-17 et R 1221-32 du code du travail).

8 La déclaration stipulant si votre établissement change d’exploitant, s’il est transféré dans un autre emplacement ou si son extension ou sa transformation entraîne un changement d’activité (articles L 1221-17 et R 1221-32 du code du travail).

9 La déclaration d’ouverture de chantier ou d’autre lieu de travail occupant 10 personnes au moins pendant plus d’une semaine (article R 8113-1du code du travail).

10 L’information de la constitution d’un groupement d’employeurs ainsi que l’accord permettant l’adhésion d’entreprises de plus de 300 salariés.

11 La déclaration mensuelle des contrats de travail conclus ou rompus (mouvements du personnel).

12 La déclaration d’emploi des travailleurs à domicile.

13 Le rapport annuel sur la situation comparée hommes-femmes dans l’entreprise.

14 Le rapport unique pour les entreprises d’au moins 300 salariés.

15 Les procédés de travail susceptibles de provoquer des maladies professionnelles.

16 La déclaration si vous utilisez pour la première fois des agents biologiques pathogènes (article R 4427-1 du code du travail).

17 Si vous êtes concernés, la déclaration préalable et le plan particulier de sécurité pour certains chantiers du bâtiment ou de génie civil (articles R 4532-3 et R 4532-70 du code du travail).

18 Les ordres du jour de toutes les réunions du CHSCT.

19 Les avis émis par le CHSCT sur le rapport d’hygiène et de sécurité et le programme de prévention.

Enfin, n’oubliez pas les 15 documents ou mentions à afficher dans les locaux de votre entreprise. Ils doivent être visibles et consultables par tous vos salariés :

1 Vous devez mentionner le nom de la DIRECCTE et de la section de l’inspection du travail dont l’entreprise dépend. Précisez le nom de l’inspecteur du travail ainsi que son adresse et son numéro de téléphone.

2 Rappeler les numéros de téléphone des services de secours d’urgence.

3 Affichez le nom du médecin du travail, le téléphone et l’adresse où il est possible de le contacter.

4 Informez de l’existence de la convention collective si vous dépendez de l’une d’entre elles et de la possibilité de la consulter dans un lieu défini ou auprès d’une personne référente (souvent le service du personnel ou des ressources humaines).

5 Le règlement intérieur dans son intégralité.

6 Affichez l’horaire normal de travail et les horaires spéciaux le cas échéant (par exemple si vous pratiquer la modulation du temps de travail, le cycle etc)

7 Tous les évènements impactant le repos hebdomadaire : report collectif du repos hebdomadaire à un autre jour que le dimanche, tableau des repos hebdomadaires individualisés, avis de suspension du repos hebdomadaire (article R 3172-9 du code du travail).

8 Si vous en avez conclu un, l’accord sur la réduction du temps de travail.

9 L’ordre des départs en congé.

10Les dispositions légales et réglementaires relatives à l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes, la liste des indicateurs utilisés pour comparer leur situation respective.

11 les consignes d’incendie et l’affiche résumant les consignes en cas d’accident électrique.

12 La liste des membres du CHSCT et les modalités pour les contacter.

13 Le cas échéant, les modalités d’exécution des travaux à domicile.

14 En cas d’élections professionnelles : les modalités d’organisation des élections, les listes électorales, le déroulement du scrutin.

15 Le texte de la déclaration préalable à laquelle sont soumis certains chantiers (article L 4532-1 du code du travail).

Bon courage !

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